L'Arxiu Municipal Administratiu conserva la documentació generada per les oficines municipals i l'administració local. El Quadre de Classificació de l'Ajuntament de Terrassa abarca tota la documentació que genera el Holding Municipal, és a dir tota la documentació generada i rebuda pels serveis, instituts, patronats i empreses municipals des de 1840 a l'actualitat.

El quadre de classificació és l'instrument que permet descriure en primera instància totes i cadascuna de les sèries documentals que genera l'Ajuntament de Terrassa i permet establir un control unitari de tota la documentació municipal. Les seves virtuts fonamentals són:

  1. Identifica sota una codificació única tota la documentació municipal.
  2. Presenta un estàndard d'identificació documental tranversal centrat en les funcions i no pas en els òrgans executors.
  3. Organitza la gestió documental de forma unitària i integral.


L'article 22 del Capítol II "La gestió dels documents" del Reglament del Sistema Arxivístic de Terrassa, estableix que la direcció del Sistema Arxivístic Municipal de Terrassa, en col·laboració amb els directors dels diferents centres d'arxiu, té la funció d'elaborar, revisar i mantenir al dia el Quadre de Classificació de la documentació municipal. En relació amb aquest, s'establiran els calendaris que regiran la transferència, l'accés, la conservació o eliminació de la documentació, d'acord amb la legislació vigent aplicable.

La Gestió Documental és una competència atribuïda als òrgans gestors del Sistema Arxivístic Municipal, de manera que li correspon la seva planificació i aplicació. Atesa aquesta responsabilitat, l'Arxiu Municipal ha elaborat el seu Quadre de Classificació (QdC), fruit de deu anys d'investigació continuada.

El projecte de confecció d'un nou quadre de classificació s'inicià l'any 1998 amb un "Estudi de la Documentació Municipal" encarregat per l'Arxiu Municipal on s'oferia una perspectiva real de la documentació generada a l'Ajuntament de Terrassa en tots els arxius de gestió amb una quantificació molt precisa del volum en paper existent aleshores. L'estudi observà que no existia una codificació única i, per tant, tampoc una identificació unitària de la documentació generada. Fruit d'aquest treball inicial es procedí a la confecció d'un quadre de classificació de tota la documentació corporativa que servís com a eina principal per a la seva gestió. El primer Quadre de Classificació corporatiu va veure la llum l'any 2001. Des d'aleshores es van intentar aplicar de forma pràctica els codis generats en aquell moment a les oficines de gestió amb resultats desiguals. Per aquest motiu es procedí a una revisió profunda del primer Quadre de Classificació que ha durat quatre anys. El resultat d'aquesta revisió ha estat el present quadre de classificació funcional i adaptat a les noves necessitats que la gestió de la documentació electrònica requereix. L'aplicació dels codis del QdC a l'interior de la xarxa corporativa haurà de permetre:

  • fer explícites les relacions entre les funcions o processos i els documents i les dades que generen,
  • establir uns criteris únics i comuns per classificar i codificar, de manera unívoca, la documentació que genera o rep l'organització,
  • evitar duplicitats i redundàncies d'informació,
  • assegurar l'accés al document; facilitar la seva localització, potenciant l'intercanvi de coneixement,
  • criteris de conservació i preservació,
  • preservar l'evidència de les activitats, coneixements i transaccions de l'organització,
  • potenciar la compartició del coneixement,
  • reduir costos, amb l'estalvi de temps de cerca o recuperació de documents,
  • assegurar la preservació i accessibilitat dels documents crítics en un futur.

Els nivells de classificació que conformen el fons Municipal són quatre:

  1. Grup de sèries
  2. Subgrup de sèries
  3. Sèries
  4. Subsèries

Entenem per Fons el conjunt de documents, de qualsevol tipologia o suport, produït orgànicament i/o reunit i utilitzat per una persona, una família o un organisme en l'exercici de les seves activitats i funcions.

Entenem per Grup de sèries el conjunt de documents formats per l'agrupació de dues o més sèries, agrupades al mateix temps en Subgrups de sèries. El Grup de sèries especifica una funció, els Subgrups de sèries les activitats que li corresponen.

Entenem per Sèrie Documental el conjunt d'expedients referents a una mateixa tramitació, activitat o funció , identificats per una mateixa entrada del quadre de classificació. Són unitats homogènies organitzades d'acord amb un sistema de classificació o conservades com a una unitat pel fet de ser el resultat d'un mateix procés de formació o de classificació, o de la mateixa activitat, perquè tenen una mateixa tipologia; o per qualsevol altra relació derivada de la seva producció, recepció o ús. Es conceben dos models de sèries:

  1. Conjunt d'unitats documentals homogènies acumulat al llarg d'un període de temps, relatives a un mateix tipus d'activitat o assumpte, que són el resultat d'una mateixa actuació administrativa i d'una determinada norma o procediment. Com a norma general, la sèrie documental així entesa genera una determinada tipologia documental que manté les seves característiques essencials al llarg del temps. La sèrie pot estroncar-se o donar lloc a noves sèries, quan canvi l'activitat, el procediment o la tramitació.
  2. Conjunt d'unitats documentals homogènies format en el decurs del procés de la seva classificació, de la seva conservació o bé del seu ús, podent raure aquesta homogeneïtat únicament en el suport o la configuració material dels documents, en criteris pràctics derivats d'un ús concret -administratiu o cultural- o bé en criteris de classificació fonamentats en les seves característiques externes i/o internes.

 

Entenem per Subsèrie aquella sèrie subordinada a una altra de la qual en constitueix una part, organitzada d'acord amb un sistema de classificació o conservada com una unitat pel fet de ser resultat d'un mateix procés de formació o de classificació, -o d'una part de la mateixa activitat de la qual se'n deriva una mateixa tipologia o configuració interna i/o externa. La definició, extreta de la versió provisional de la NODAC, va ser recollida durant la fase de replantejament del Quadre de Classificació del 2001 i s'ha utilitzat al llarg del treball de definició de sèries. La publicació de la versió definitiva de la NODAC l'any 2007, no preveu el nivell de subsèrie al·legant que en realitat el nivell dominant era el de sèrie. Després d'analitzar la NODAC observem que la manca de la subserie pot dificultar la possibilitat de mostrar la jerarquia entre les diferents funcions i la seva documentació.

Per consultar el QdC consultar la següent guia.

 

A100 Acció de Govern: La funció de governar i prendre decisions que afecten als ciutadans i ciutadanes de Terrassa.

B100 Organització Administrativa i Jurídica: Afavorir i regular el bon funcionament administratiu i jurídic de l'ens local.

C100 Economia i Finances: Aquells documents que reflecteixen l'activitat econòmica (provisió, atribució i distribució dels fons monetaris) de la institució.

D100 Gestió del Personal: Fa referència a la documentació que genera la gestió del personal de la institució.

F100 Sanitat i Salubritat: Aplega la documentació resultant de la gestió de les competències municipals en matèria de salut, consum i qualitat de vida.

G100 Obres i Urbanisme: Aplega la documentació relativa a la planificació urbana i la ordenació del territori.

H100 Transports i Mobilitat Urbana: Aplega la documentació relacionada amb l'ús i l'aprofitament de la via pública pel que fa a la concessió, a la inspecció, supervisió i potestat sancionadora. També inclou la documentació relativa a la gestió de la mobilitat de tots els mitjans de transports.

I100 Comerç, Consum i Turisme: Aplega la documentació resultant de la gestió dels abastaments, les fires, els mercats, així com també de l'atenció i assessorament sobre actes de consum i promoció turística de la ciutat.

J100 Serveis Socials: Recull la documentació resultant de la gestió dels serveis socials de competència municipal, així com també de la promoció i reinserció social.

K100 Ensenyament: Aquesta secció aplega la documentació generada pel compliment de les atribucions municipals en matèria d'ensenyament.

L100 Cultura i Participació Ciutadana: Recull la documentació generada a partir de la gestió de les competències municipals corresponents a cultura i a la dinamització ciutadana.

M100 Medi Ambient: Aplega aquella documentació resultant de l'exercici de les competències municipals relatives al control i sostenibilitat del medi urbà i l'entorn natural, i la regulació del sistema municipal d'intervenció administrativa en les activitats i instal·lacions que es realitzen o es desenvolupen dins del terme municipal. En funció de la seva incidència es classificaran en activitats classificades o activitats innòcues. En funció de l'àrea d'activitat en què s'enquadren: Industrials, mineres, agrícoles i ramaderes, energètiques, comercials i de serveis, recreatives, espectacles i d'oci, de gestió de residus, de servei públic.

N100 Gestió de la Informació i de les Comunicacions: Aplega la documentació que genera la gestió de les informacions independentment dels seus suports i contingut. Gestió del servei públic de televisió, i de ràdio local, i de la promoció, producció i explotació de qualsevol activitat relacionada amb la informació, la comunicació i la publicitat.

P100 Patrimoni Municipal: Acull la documentació que genera la gestió dels drets i els béns, mobles i immobles, que pertanyen a l'ens local per qualsevol títol. També s'inclouen els expedients i documents resultants de les accions encaminades a protegir i assegurar el valor d'aquests béns.

R100 Joventut: Recull la documentació generada pel Servei de Joventut en la conformació d'activitats dirigides cap aquest sector social.

S100 Seguretat i Protecció Ciutadana: Aplega els documents resultants de les activitats que es realitzen per tal de prevenir i corregir situacions de risc per la seguretat i l'ordre públic. També inclou la protecció de persones i béns.

T100 Foment i Desenvolupament de la Ciutat: Recull la documentació generada per la promoció de l'ocupació de la població i per la promoció del desenvolupament econòmic. S'agrupen en aquesta secció la documentació que generen aquelles accions l'objectiu de les quals és contribuir al desenvolupament econòmic de la ciutat i ser una eina eficaç per a les persones que busquen feina o volen posar en marxa una empresa. 

V100 Població i Eleccions: Aplega aquella documentació que es genera a partir del seguiment del moviment poblacional i del nombre d'habitants. També es classifiquen  en aquesta secció els expedients i documentació resultants dels processos electorals amb independència del seu àmbit. 

X100 Protocol i Relacions Externes: Acull aquella documentació, sovint classificada com a correspondència, que no es pot incloure en altres entrades del quadre perquè no formen estrictament part d'un expedient. 

Z100  Promoció de l'Habitatge: Acull aquella documentació que es genera en la funció de promoure l'habitatge de protecció pública o rehabilitacions i portar a terme reparacions d'habitatges subvencionats per organismes oficials.