El Archivo Municipal Administrativo conserva la documentación generada por las oficinas municipales y la administración local. El Cuadro de Clasificación del Ayuntamiento de Terrassa abarca toda la documentación que genera el Holding Municipal, es decir toda la documentación generada y recibida por los servicios, institutos, patronatos y empresas municipales desde 1840 a la actualidad.

El cuadro de clasificación es el instrumento que permite describir en primera instancia todas y cada una de las series documentales que genera el Ayuntamiento de Terrassa y permite establecer un control unitario de toda la documentación municipal. Sus virtudes fundamentales son:

1. Identifica bajo una codificación única toda la documentación municipal.
2. Presenta un estándar de identificación documental transversal centrado en las funciones y no en los órganos ejecutores.
3. Organiza la gestión documental de forma unitaria e integral.

El articulo 22 del Capitulo II "La gestió dels documents" del Reglament del Sistema Arxivístic de Terrassa, establece que la dirección del Sistema Archivístico Municipal de Terrassa, en colaboración con los directores de los diferentes centros de archivo, tiene la función de elaborar, revisar y mantener al día el Cuadro de Clasificación de la documentación municipal. En relación con este, se establecerán los calendarios que regirán la transferencia, el acceso, la conservación o eliminación de la documentación, de acuerdo con la legislación vigente aplicable.

La Gestión Documental es una competencia atribuida a los órganos gestores del Sistema Archivístico Municipal, por lo que le corresponde su planificación y aplicación. Dada esta responsabilidad, el Archivo Municipal ha elaborado su Cuadro de Clasificación (QDC), fruto de diez años de investigación continuada.

El proyecto de confección de un nuevo cuadro de clasificación se inició el año 1998 con un "Estudio de la Documentación Municipal" encargado por el Archivo Municipal donde se ofrecía una perspectiva real de la documentación generada en el Ayuntamiento de Terrassa en todos los archivos de gestión con una cuantificación muy precisa del volumen en papel existente entonces. El estudio observó que no existía una codificación única y, por tanto, tampoco una identificación unitaria de la documentación generada. Fruto de este trabajo inicial se procedió a la confección de un cuadro de clasificación de toda la documentación corporativa que sirve como herramienta principal para su gestión. El primer Cuadro de Clasificación corporativo vio la luz en 2001. Desde entonces se intentaron aplicar de forma práctica los códigos generados en ese momento en las oficinas de gestión con resultados desiguales. Por este motivo se procedió a una revisión profunda del primer Cuadro de Clasificación que ha durado cuatro años. El resultado de esta revisión ha sido el presente cuadro de clasificación funcional y adaptado a las nuevas necesidades que la gestión de la documentación electrónica requiere. La aplicación de los códigos del QDC en el interior de la red corporativa deberá permitir:

• hacer explícitas las relaciones entre las funciones o procesos y los documentos y los datos que generan
• establecer unos criterios únicos y comunes para clasificar y codificar, de manera unívoca, la documentación que genera o recibe la organización,
• evitar duplicidades y redundancias de información,
• asegurar el acceso al documento; facilitar su localización, potenciando el intercambio de conocimiento,
• criterios de conservación y preservación,
• preservar la evidencia de las actividades, conocimientos y transacciones de la organización,
• potenciar la compartición del conocimiento,
• reducir costes, con el ahorro de tiempo de búsqueda o recuperación de documentos,
• asegurar la preservación y accesibilidad de los documentos críticos en un futuro.

Los niveles de clasificación que conforman el fondo Muncipal son cuatro:

1. Grupo de series
2. Subgrupo de series
3. Series
4. Subseries

Entendemos por Fondo el conjunto de documentos, de cualquier tipología o soporte, producido orgánicamente y / o reunido y utilizado por una persona, una familia o un organismo en el ejercicio de sus actividades y funciones.

Entendemos por Grupo de series el conjunto de documentos formados por la agrupación de dos o más series, agrupadas al mismo tiempo en Subgrupos de series. El Grupo de series especifica una función, los Subgrupos de series las actividades que le corresponden.

Entendemos por Serie Documental el conjunto de expedientes referentes a una misma tramitación, actividad o función, identificados por una misma entrada del cuadro de clasificación. Son unidades homogéneas organizadas de acuerdo con un sistema de clasificación o conservadas como una unidad por ser el resultado de un mismo proceso de formación o de clasificación, o de la misma actividad, porque tienen una misma tipología; o por cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o uso. Se conciben dos modelos de series:

1. Conjunto de unidades homogéneas acumulado a lo largo de un período de tiempo, relativas a un mismo tipo de actividad o asunto, que son el resultado de una misma actuación administrativa y de una determinada norma o procedimiento. Como norma general, la serie documental así entendida genera una determinada tipología documental que mantiene sus características esenciales a lo largo del tiempo. La serie puede estancarse o dar lugar a nuevas series, cuando cambio la actividad, el procedimiento o la tramitación.
2. Conjunto de unidades documentales homogéneas formado en el curso del proceso de su clasificación, de la conservación o de su uso, Esta homogeneidad puede radicar únicamente en el apoyo o la configuración material de los documentos, en criterios prácticos derivados de un uso concreto -administrativo o cultural- o bien en criterios de clasificación basados en sus características externas y / o internas.

Entendemos por Subserie aquella serie subordinada a otra de la que constituye una parte, organizada de acuerdo con un sistema de clasificación o conservada como una unidad por ser resultado de un mismo proceso de formación o de clasificación, -o de una parte de la misma actividad de la que se deriva una misma tipología o configuración interna y / o externa. La definición, extraída de la versión provisional de la NODAC, fue recogida durante la fase de replanteo del Cuadro de Clasificación del 2001 y se ha utilizado a lo largo del trabajo de definición de series. La publicación de la versión definitiva de la NODAC en 2007, no prevé el nivel de subserie alegando que en realidad el nivel dominante era el de serie. Tras analizar la NODAC observamos que la falta de la subserie puede dificultar la posibilidad de mostrar la jerarquía entre las diferentes funciones y su documentación.

Para consultar el QDC consultar la siguiente guia.

 

A100 Ación de Gobierno: La función de gobernar y tomar decisiones que afectan a los ciudadanos y ciudadanas de Terrassa.

B100 Organitzación Administrativa y Jurídica: Favorecer y regular el buen funcionamiento administrativo y jurídico de la entidad local.

C100 Economia y Finanzas: Aquellos documentos que reflejan la actividad económica (provisión, atribución y distribución de los fondos monetarios) de la institución.

D100 Gestión del Personal: Hace referencia a la documentación que genera la gestión del personal de la institución.

F100 Sanidad y Salubridad: Reúne la documentación resultante de la gestión de las competencias municipales en materia de salud, consumo y calidad de vida.

G100 Obras y  Urbanismo: Reúne la documentación relativa a la planificación urbana y la ordenación del territorio.

H100 Transportes y Movilidad Urbana: Reúne la documentación relacionada con el uso y el aprovechamiento de la vía pública con respecto a la concesión, la inspección, supervisión y potestad sancionadora. También incluye la documentación relativa a la gestión de la movilidad de todos los medios de transportes.

I100 Comercio, Consumo y Turismo: Reúne la documentación resultante de la gestión de los abastecimientos, las ferias, los mercados, así como también de la atención y asesoramiento sobre actos de consumo y promoción turística de la ciudad.

J100 Servicios Sociales: Recoge la documentación resultante de la gestión de los servicios sociales de competencia municipal, así como también de la promoción y reinserción social.

K100 Educación: Esta sección reúne la documentación generada por el cumplimiento de las atribuciones municipales en materia de enseñanza.

L100 Cultura y Participación Ciudadana: Recoge la documentación generada a partir de la gestión de las competencias municipales correspondientes a cultura y la dinamización ciudadana.

M100 Medio Ambiente: Reúne aquella documentación resultante del ejercicio de las competencias municipales relativas al control y sostenibilidad del medio urbano y el entorno natural, y la regulación del sistema municipal de intervención administrativa en las actividades e instalaciones que se realizan o se desarrollan dentro del término municipal. En función de su incidencia se clasificarán en actividades clasificadas o actividades inocuas. En función del área de actividad en que se encuadran: Industriales, mineras, agrícolas y ganaderas, energéticas, comerciales y de servicios, recreativas, espectáculos y de ocio, de gestión de residuos, de servicio público.

N100 Gestión de la Información y de las Comunicaciones:Reúne la documentación que genera la gestión de las informaciones independientemente de sus soportes y contenido. Gestión del servicio público de televisión, y de radio local, y de la promoción, producción y explotación de cualquier actividad relacionada con la información, la comunicación y la publicidad.

P100 Patrimonio Municipal: Acoge la documentación que genera la gestión de los derechos y los bienes, muebles e inmuebles, que pertenecen a la entidad local por cualquier título. También se incluyen los expedientes y documentos resultantes de las acciones encaminadas a proteger y asegurar el valor de estos bienes.

R100 Joventud: Recoge la documentación generada por el Servicio de Juventud en la conformación de actividades dirigidas hacia este sector social.

S100 Seguridad y Protección Ciudadana: Reúne los documentos resultantes de las actividades que se realizan con el fin de prevenir y corregir situaciones de riesgo para la seguridad y el orden público. También incluye la protección de personas y bienes.

T100 Fomento y Desarrollo de la Ciutat: Recoge la documentación generada por la promoción del empleo de la población y para la promoción del desarrollo económico. Se agrupan en esta sección la documentación que generan aquellas acciones cuyo objetivo es contribuir al desarrollo económico de la ciudad y ser una herramienta eficaz para las personas que buscan trabajo o quieren poner en marcha una empresa. 

V100 Población y Elecciones: Reúne aquella documentación que se genera a partir del seguimiento del movimiento poblacional y del número de habitantes. También se clasifican en esta sección los expedientes y documentación resultantes de los procesos electorales con independencia de su ámbito.

X100 Protocolo y Relaciones Externas: Acoge aquella documentación, a menudo clasificada como correspondencia, que no se puede incluir en otras entradas del cuadro porque no forman estrictamente parte de un expediente.

Z100  Promoción de la Vivienda: Acoge aquella documentación que se genera en la función de promover la vivienda de protección pública o rehabilitaciones y llevar a cabo reparaciones de viviendas subvencionados por organismos oficiales.